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打印机使用与商业秘密保护

发布时间:2018年4月21日 山东专利律师  
  大部分的现代化公司都使用公用的打印机,并且将打印机、复印机等器材放在一个相对独立的空间里,因此,当打印有关企业秘密信息的文件时,由于打印机离打印人员有一定距离,打印人员点击打印键后再走到打印机旁需要几秒钟时间甚至更多,但即使在这么短的时间内,企业其他职员也很有可能在第一时间看到了打印的文件。多一个人知道企业商业秘密就多一分泄密的危险。因此,企业应重视打印机可能造成的泄密,采取有效措施。
  1、配备专用打印机。对掌握企业商业秘密的人员特别是企业高级管理人员,配备专用打印机,可以避免打印文件内容被他人知悉。由于信息一旦被不相关人员知悉,就不像电脑删除文件一样简单了,很可能这一信息就会成为要挟公司的砝码或竞争对手的有利武器。
  2、若企业给掌握商业秘密的所有人员全部配备打印机有困难,可以将这些掌握商业秘密的人员的打印机与普通员工的打印机分开,并放置于单独房间。这样可以尽可能的减少不相关人员接触到商业秘密。同时,如果在该房间内配备摄像头,那么,即使商业秘密被不相关人员知悉,也容易查出,这样,对误知悉企业商业秘密人员有警示作用。
  3、若使用公用打印机,先查看公用打印机边是否有不相关人员,若没有,在开始打印后,应立即亲自到打印机旁等候。若有多份文件,多次点击打印会有一定等候时间,宜分别打印。若不愿亲自去等候打印输出,也可以让身边亲近的人替你去等候输出,并告知其保密。对于一些不是很急的文件,也可以选择在中午休息时间或其他人尚未上班或已下班后打印。
  4、有时,打印机会因缺纸而无法正常输出或出现故障,打印人员对这一情况不可置之不顾,应查明原因,确保不使载有商业秘密的文件失控。因为要是打印人员忽略了这一细节,在重新添加纸张或修复后,文件很可能被输出,这时,泄密的危险很高。有些打印人员因文件修改而多次打印,千万要将废弃的打印文件一并收回,不可遗留在打印室或随意抛弃。
  5、对废弃的打印纸不要重复利用。许多企业为了节约,往往使用打印过的纸的背面重复打印,并且有的企业的高层带头使用打印纸背面进行重复打印,企业员工也往往以节约用纸为荣。节约固然是一种好习惯,但节约不当,会给企业造成重大损失。各部门的打印件可能包括客户信息,业务往来信息,财务信息,技术合同信息及其他各式各样的秘密信息,这些都是公司重要的秘密,让不相关的人员知悉会增加泄密的风险。因此,企业应明确规定并要求员工不得用企业废纸重复打印。
  总之,上述措施的目的是限制商业秘密知悉范围,避免商业秘密被不相关的人员知悉,以实现保护商业秘密的最终目的。



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